Come abbattere il peso delle tasse? Quali strumenti utilizzare? Quali costi e quali spese portare in deduzione dell’utile dell’esercizio? Quando un dipendente o un collaboratore dell’azienda deve spostarsi temporaneamente per lavorare in una sede di lavoro diversa da quella abituale, ha diritto al rimborso per le spese di trasferta sostenute?

E se sì, quali sono le regole de seguire per utilizzarli per abbattere il peso in modo fiscalmente inattaccabile?

Spese di trasferta: quali è possibile rimborsare?

Il rimborso spese di trasferta è un argomento abbastanza particolare e deve essere trattato con estrema attenzione. La normativa fiscale, infatti, ha dato delle direttive specifiche non solo relativamente alla percentuale di deduzione dei costi di trasferta (segui il link per approfindire Rimborsi spese di trasferta: quante tipologie conosci? Come vengono dedotti dalla società?), ma anche su come dover effettuare i rimborsi in maniera fiscalmente inattaccabile.

Le aziende possono erogare i rimborsi spese ad una pluralità di soggetti con modalità che variano in base al soggetto percettore (dipendenti, amministratori, liberi professionisti, collaboratori) ed alla tipologia di trasferta riconosciuta.

Innanzitutto, è opportuno stabilire le principali tipologie di spesa di trasferta oggetto di rimborso:

• viaggio e trasporto, che possono avvenire con auto aziendali oppure con auto propria (se vuoi sapere quale delle due tipologie sia più conveniente ti invitiamo a leggere Auto aziendale o auto personale: quale soluzione ti fa pagare meno tasse);

• vitto e alloggio, rispettivamente spese per alimentazione personale (cibo) e luogo dove dormire;

• altre spese (parcheggi, bar, lavanderia, telefono).

2 tipologie di trasferta e 3 tipi di rimborsi

Il sistema tributario italiano riconosce 2 tipologie di trasferta:

• trasferte nell’ambito del territorio del comune dove si trova la sede di lavoro: concorrono integralmente a formare il reddito con eccezioni (es.biglietti treno, taxi);

• trasferte fuori dal territorio del comune dove si trova la sede di lavoro: esenti da tassazione entro certi limiti.

Invece, per quanto riguarda i rimborsi, distinguiamo 3 tipologie:

• rimborso analitico (piè di lista), rimborso delle spese in base ai documenti giustificativi mostrati dal dipendente, amministratore o collaboratori.

• indennità forfettaria di trasferta, il rimborso avviene integralmente in modo forfettario.

• rimborso misto, rimborso nato da un mix tra le due tipologie appena detta, una parte analitica e una forfettaria.

Altro tipo di rimborso, è quello definito chilometrico. Si tratta di un compenso concesso dall’azienda al lavoratore dipendente che utilizza un proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa all’interno del territorio comunale, o fuori, in cui si trova l’azienda. 

L’importo da rimborsare viene calcolato in base ai Km percorsi calcolati attraverso le tabelle ACI.

Regole per la trasferta perfetta: quali sono?

Fatta questa doverosa premessa, andiamo a vedere quali regole deve seguire una trasferta per essere perfetta e fiscalmente inattaccabile da parte del Fisco. Come sappiamo, infatti, il tema dei rimborsi è frutto di numerosi contenziosi con l’Agenzia delle Entrate. 

Motivo per il quale, per evitare una battaglia con l’Amministrazione Finanziaria, è bene seguire queste semplice regole:

• Trasferta dentro o fuori dal comune?

Trasferta fuori dal comune – rimborso esentasse (entro certi limiti) e contributi.

Trasferta dentro il comune – rimborso tassato al percettore.

• Trasferta certa e non presunta?

Dimostrare che la trasferta sia reale, attraverso, ad esempio: biglietti aerei, treno o autostrada, scontrino fatture delle spese effettuate nel luogo della trasferta o scambio di comunicazioni.

• Trasferta limitata o no?

La trasferta poi deve essere temporanea al fine di non confonderla con il trasferimento. Non è previsto un numero di giorni massimo di durata delle trasferte: va valutato per caso specifico. Le trasferte possono andare anche oltre i 240 giorni (ad esempio, attività edile).

• E se mi dimentico il rimborso?

Il rimborso chilometrico può essere recuperato a fine anno mentre il forfettario non è possibile. 

• L’indennità di trasferta è cumulabile o no?

L’indennità di trasferta è cumulabile con l’indennità chilometrica.

• Spese di trasferta troppo basse?

Se la spesa di trasferta è troppo bassa, si può optare per il rimborso forfettario piuttosto che quello analitico.

Ma quanti seguono effettivamente queste regole? Probabilmente pochi, visto che il tema dei rimborsi è frutto di numerosi contraddittori con l’Agenzia delle Entrate. È frequente, infatti, un uso improprio del sistema di rimborsi, siano esse indennità di trasferte che indennità chilometriche. 

Seguendo, invece, queste semplici regole e correlati ad un’attenta pianificazione fiscale permette di attivare altri strumenti, tra l’altro incentivati dallo Stato, quali il Welfare Aziendale per rimborsare il proprio personale, sia esso collaboratore o amministratore, per abbattere il peso del Fisco.

L’utilizzo corretto dei rimborsi spesa consente di dedurre totalmente i costi da erogare al lavoratore sostenute per le sue trasferte. Saper gestire correttamente i rimborsi vuol dire risparmiare migliaia di euro di tasse ogni anno, evitando rimborsare il dipendente in nero o evadere per pagare di meno: chiedi adesso la tua consulenza gratuita.