Adeguati assetti organizzativi: come definirli

di Redazione Soluzione Tasse
24 Giu, 2024
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    Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili sono un insieme di misure che un’azienda deve adottare per garantire una gestione efficiente, trasparente e conforme alle normative vigenti. L’obiettivo degli assetti è quello di prevenire eventuali squilibri patrimoniali o economico-finanziari per garantire continuità al business. Ogni azienda deve avere il proprio assetto adeguato alle proprie dimensioni e caratteristiche. Di seguito una descrizione più dettagliata di quello che sono e come vanno implementati all’interno dell’azienda. 

    Cosa si intende per assetti organizzativi

    Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili sono un insieme di misure che le imprese devono implementare al proprio interno per:

    • rilevare tempestivamente i segnali di crisi e adottare misure idonee a fronteggiarli;
    • gestire l’azienda in maniera trasparente;
    • garantire la continuità aziendale.

    In altre parole, gli adeguati assetti nascono per prevenire la nascita di squilibri patrimoniali o economico-finanziari e verificare se l’azienda è in grado di pagare i debiti nell’arco di dodici mesi.

    Il sistema degli adeguati assetti riguarda più aree, così ripartite:

    • assetti organizzativi: riguardano la struttura interna dell’azienda (competenze e responsabilità);
    • assetti amministrativi: riguardano la gestione e l’amministrazione dell’azienda;
    • assetti contabili: riguardano la gestione delle finanze e la rendicontazione economica.

    L’implementazione di queste misure può apportare numerosi benefici alle imprese:

    • riduzione del rischio di crisi aziendali: la rilevazione tempestiva permette di mitigare il pericolo;
    • maggiore possibilità di accedere al credito: un ottimo stato di salute dell’azienda è fondamentale per poter dialogare con le banche e gli altri istituti di credito;
    • miglioramente dell’immagine aziendale: un’azienda sana viene vista di buon grado dal mercato;
    • miglioramento della performance aziendale: la capacità di rilevare tempestivamente il rischio permette di agire anticipatamente sul pericolo per garantire all’azienda di continuare la propria attività.

    La corretta istituzione di questi assetti permette all’impresa di monitorare la propria situazione economica e finanziaria e di ricevere avvisi in caso di difficoltà. Di contro, l’istituzione errata può richiedere modifiche o integrazioni, quindi ulteriore perdita di tempo per contrastare ed evitare uno stato di crisi.

    Come implementare un assetto organizzativo: tutte le fasi

    L’implementazione di un un assetto organizzativo è basata su un approccio personalizzato, considerando tutte le specifiche esigenze di ogni impresa. In linea generale, l’implementazione di un efficiente adeguato assetto organizzativo deve seguire una serie di fasi:

    • identificazione dei ruoli e responsabilità; 
    • identificazione delle procedure operative;
    • pianificazione finanziaria e controllo di gestione;
    • pianificazione del flusso informativo.

    Identificazione dei ruoli e responsabilità

    Un adeguato assetto organizzativo richiede una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità aziendali. È necessario, quindi:

    • creare un organigramma che stabilisca i responsabili delle varie funzioni aziendali;
    • creare una struttura organizzativa efficiente in modo tale che ognuno sappia cosa deve fare e quale sia la propria responsabilità;
    • definire la responsabilità di ogni area aziendale.

    Identificazione delle procedure operative

    La corretta operatività aziendale dipende dall’identificazione e applicazione delle procedure di procedure operative. Quindi è necessario:

    • stabilire quali sono le procedure da rispettare per attuare i vari processi aziendali; 
    • garantire che le procedure siano a conoscenza di tutto il personale;
    • verificare che non vi sia un eccessivo accentramento delle varie funzioni aziendali.

    Pianificazione finanziaria e controllo di gestione

    La pianificazione economico-finanziaria è essenziale per garantire il pagamento di ogni debito nei tempi previsti. Per fare questo è necessario:

    • redigere annualmente un budget economico-finanziario;
    • utilizzare il budget per monitorare l’andamento economico finanziario dell’azienda;  
    • integrare il budget con una reportistica per diversi livelli di responsabilità.

    Pianificazione del flusso informativo

    Un flusso informativo efficace tra gli organi sociali è fondamentale per gestire l’azienda in maniera trasparente. Pertanto, è importante: 

    • strutturare un flusso informativo periodico tra amministratori delegati, consiglio di amministrazione, collegio sindacale e revisore;
    • fornire i dati economico-finanziari preventivi e fare una proiezione su come questi potrebbero variare in futuro; 
    • garantire la tempestiva circolazione delle informazioni per prevenire anticipatamente i rischi che possono compromettere la continuità aziendale.

    Essenziali per il buon funzionamento di un’azienda

    La mancata implementazione degli adeguati assetti può avere conseguenze significative per l’azienda.

    Ad esempio, durante la chiusura del bilancio è necessario dichiarare che l’azienda ha adottato adeguati assetti. Se non lo fai, il bilancio risulta incompleto. Infatti, dichiarare di avere adeguati assetti senza averli effettivamente implementati significa fornire informazioni errate nel bilancio.

    Non solo: i problemi possono essere anche di natura finanziaria come ritardi nei pagamenti, nella gestione delle scadenze fiscali o bancarie, mancate fatturazioni o, al contrario, fatturazioni errate.

    Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, dunque, sono essenziali per il buon funzionamento di un’azienda, assicurando che essa operi in modo efficiente, trasparente e conforme alle normative. 

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