Il modo migliore per gestire l’azienda rendendola sempre più profittevole, indipendentemente dalla sua dimensione, è quello di abbandonare la gestione per cassa e passare ad un’organizzazione molto più strutturata basata sulla gestione per budget.

Che cos’è il budget

Il budget, detto anche bilancio di previsione, è lo strumento di maggiore importanza di programmazione di un’impresa. E’ quel documento contabile dove vengono inseriti tutti gli obiettivi che l’azienda intende perseguire.

La predisposizione del budget può essere fatta attraverso appositi software oppure, su carta.

Se non l’hai ancora fatto mai, per evitare di sostenere costi, utilizza un foglio Excel per iniziare la stesura del budget.

Va fatto mensile, al massimo trimestrale. Semestrale non ha più senso, quadrimestrale poco. Ogni periodo di riferimento deve essere a sua volta suddiviso in tre colonne:

• budget, che racchiude gli obiettivi riferiti in termini quantitativi;
• acqtual, indica gli obiettivi portati a termine;
• scostamento,  mostra la differenza tra gli obiettivi raggiunti e quelli falliti.

Come costruire un budget efficace

Nei periodi di riferimento, quindi nelle varie righe, devono essere inseriti i saldi relativi ai costi variabili di produzione e ai ricavi.

In un’ipotetica nuova riga metti in evidenza la differenza tra i costi e ricavi indicati e ricaverai il mark up: apporto tra il prezzo di vendita e i costi sostenuti per produrlo.
Fatto ciò si continua, inserendo in una nuova riga, i costi variabili di gestione come, ad esempio, spese commerciali, di marketing, , omaggi e carburanti. Anche qui, alla fine si inserisce una sommatoria che totalizza tutti il costo complessivo di questi.

Ora puoi inserire una riga dove vanno racchiusi tutti i costi variabili, quindi di produzione e di gestione.

Verranno inseriti poi le seguenti righe:

• Margine di Contribuzione (MDC) Lordo, ora è possibile inserire tale margine che sarebbe l’indicatore di performance aziendale fondamentale (KPI). Questo margine si ottiene sottraendo ai ricavi tutti i costi variabili;
• costi per il personale, vanno indicati tutti i costi totali lordi relativi al personale, utilizzando una riga per ogni tipologia di contratto come, ad esempio, lavoratori dipendenti, collaboratori e amministratori.

Dopo aver sommato tutti questi costi è possibile prevedere una riga che rapporti i ricavi con tali costi:

• costi fissi, devono essere inseriti tutti quelli relativi all’azienda raggruppandoli per categoria come, ad esempio, spese societarie, assicurazioni, locazioni, canoni fissi, costi camerali, sanzioni, ecc..

Dopo aver sommato tutti questi costi, va inserita una riga dove vanno inseriti sia quelli fissi che variabili.

Adesso è possibile calcolare il reddito operativo dell’azienda dato in termini assoluti o per percentuale.

La redazione del budget deve avvenire in maniera semplice e chiara, in modo tale da essere immediatamente intuitivo. Per la stesura di budget efficace è opportuno non inserire calcoli complessi che facciano perdere tempo.

Il tempo è denaro.

Tutti i dati devono essere al netto di IVA.

L’obiettivo di qualsiasi azienda non è quello di aumentare il fatturato, bensì l’utile netto.

Anticipare per tempo, prima che sia molto tardi. Qualora qualcosa non va come stabilito nel piano, bisogna correggerlo immediatamente e non spettare che cambi da solo o far finta di nulla.

E’ importante munirsi di indicatori di performance aziendale come, ad esempio, il Margine di Contribuzione. Tale margine deve essere monitorato costantemente, perché indica la differenza tra le vendite ed i costi variabili, quindi il denaro sufficiente per far fronte ai costi fissi dell’azienda.

Nel momento in cui tale margine non è in grado di coprire i costi fissi, il conto economico dell’azienda va in negativo, creando problemi di cash flow.

Facendo un esempio pratico, supponiamo che un’azienda abbia ricavi per 100mila Euro, non ha costi variabili, ma solo costi fissi per 30mila Euro. In questo caso, il predetto margine è pari a 60mila Euro, sufficiente per far fronte al pagamento dei costi fissi e garantire un utile pari a 30mila Euro.

Supponiamo ora che, l’azienda, abbia sempre ricavi per 100mila Euro, con costi variabili pari a 60mila Euro e costi fissi pari a 45mila Euro. In questo caso non riuscirebbe a pagare i costi fissi, segnando un saldo negativo di 5mila Euro.

Altro indicatore molto importante è quello relativo all’incidenza del costo del personale rispetto ai ricavi che varia a seconda dei settori considerati.

Come vedi, solo pianificando al meglio, puoi far crescere la tua azienda. La pianificazione fiscale è lo strumento principale per l’azienda che vuole fare business, perché sapendo in anticipo quante tasse andrà a pagare, potrà gestire meglio le sue risorse.

Se la pianificazione fiscale fino a pochi anni fa poteva essere fatta solo dalle multinazionali, grazie a Soluzione Tasse, oggi, anche le PMI possono pianificare al meglio il proprio futuro.