Se vuoi sapere come emettere una fattura elettronica sei nel posto giusto! Anche se si vocifera che l’Agenzia delle Entrate applicherà il nuovo regime in maniera più soft, consapevole delle difficoltà alle quali le aziende andranno incontro, il 2019 è alle porte ed è bene prepararsi a questa novità. Ormai manca davvero poco, l’obbligo della fatturazione elettronica è arrivato e tu dovrai attivarti per non trovarti impreparato al cambiamento.

Devi sapere che a decorrere dal 1° gennaio 2019, la fattura elettronica sarà obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA, eccetto i forfettari, che effettuano operazioni commerciali B2B o B2C.  Per quanto riguarda le operazioni commerciali con soggetti non residenti in Italia, non è assolutamente da utilizzare.

Approfondisci: Fattura elettronica 2019: E’ obbligatoria per tutti? Come prepararsi?

Caratteristiche della fattura elettronica

Per capire come fare a predisporre una fattura elettronica, come prima cosa hai bisogno di comprendere cos’è. La fattura elettronica o e-fattura è una fattura telematica, o meglio, un documento in formato digitale autenticato mediante firma digitale e trasmesso ad un particolare Sistema di Interscambio (SdI).

Le caratteristiche fondamentali  che contraddistinguono una fattura elettronica sono tre:

1. integrità, la fattura attiva si deve presentare integra e non deve essere assolutamente alterato;
2. autenticità, chi riceve la fattura emessa deve avere la certezza che essa arrivi direttamente dal mittente originale;
3. leggibilità, il documento fiscale deve essere leggibile su qualsiasi schermo nel quale si intende visualizzare.

Come fare una fattura?

Sicuramente avrai letto tantissime notizie relative a quello che si appresta ad essere il cambiamento in materia fiscale. Ma sarai anche arrivato al punto in cui ti sei chiesto: “Si, la fatturazione elettronica entrerà in vigore l’1 gennaio 2019, ma come faccio ad emetterla?”

Se fino ad ora sei stato abituato a predisporre le fatture ed inviarle ai tuoi clienti mediante il classici mezzi come Pec, mail o a mezzo posta, dall’1 gennaio 2019 questo non sarà più possibile. Dal 2019 ti dovrai munire di un software, a pagamento, che ti consenta di emettere la fattura e di convertirla nel formato .XML (l’unico formato accettato dallo SdI) in maniera semplice e veloce.

La via alternativa, gratis, sarebbe quella di utilizzare il software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure quello fornito direttamente dalla Camera di Commercio.

La scelta tra le diverse alternativa dipende dalla mole di fatture da emettere. Pertanto,

• se la mole di fatture da predisporre è alta, è consigliabile l’utilizzo di un software oppure del gestionale che hai all’interno della tua azienda;
• se la mole di fatture da emettere è bassa, è consigliabile l’utilizzo di uno dei due software gratis.

Nota bene – Se userai il gestionale già presente nella tua azienda dovrai verificare se sia stato aggiornato per l’emissione di fattura, nonché per la conservazione. Non tutti i software sono aggiornati per fare questo, infatti.

Sostanzialmente, cambia il formato, ma i dati della fattura elettronica sono gli stessi da inserire in una normale fattura cartacea. Questa, però, deve essere firmata digitalmente.

Quali dati inserire in una fattura elettronica attiva?

Per predisporre ed emettere un documento fiscale digitale, è bene inserire i seguenti dati:

• tutti i dati fiscali del cliente (ragione sociale, partita IVA e codice fiscale);
• a questi dati si va ad aggiungere anche il codice identificativo del destinatario, di fondamentale importanza per l’invio della fattura elettronica attraverso lo SdI;
• ed ovviamente i dati significativi per la fattura, ovvero il numero, la data di emissione, l’importo per ogni beni o servizi oggetto del pagamento, più l’aliquota IVA. Se vi sono state applicate delle esenzioni va indicata la normativa di riferimento o anche lo Split Payment;

Molto importante è la scelta del mezzo di trasmissione della fattura, mediante il quale lo SdI deve effettuare l’invio. Se al posto del codice identificativo del destinatario, viene scelto come mezzo di trasmissione la Pec, il campo codice destinatario sarà “0000000” e valorizzato il campo “PECDestinatario”.

Se invece utilizza il servizio web service o FTP, nella fattura, verrà inserito il codice del destinatario.

Come inviare la fattura elettronica al cliente?

Una volta compilato il documento fiscale elettronico, questo dovrà essere inviato al Sistema di Interscambio e non più al cliente. Il sistema, che non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture, ha solo il compito di controllare la fattura emessa e di inviarla al cliente.

L’invio al sistema avviene mediante Pec oppure tramite:

• tramite servizio web service o protocollo FTP;
• tramite servizio “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Qualora l’invio avviene mediante PEC la prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, deve essere utilizzato come indirizzo di posta elettronica certificata del SdI, l’indirizzo s[email protected]. Con il primo messaggio di risposta il SdI
comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i
successivi invii.

L’utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce
il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso.

Per accedere allo SdI è necessario essere che tu sia in posseso di SPID o CNS.

E se la fattura emessa non è corretta?

Qualora la fattura emessa superi i controlli effettuati dal sistema, questa viene recapitata al destinatario. E tu che l’hai emessa, entro 5 giorni, riceverai la ricevuta. Se la fattura emessa non supera i controlli, questa è come se non fosse stata mai inviata. Pertanto, il sistema, invia una notifica all’emittente, il quale, entro 5 giorni, potrà emettere un nuovo documento fiscale digitale con stessa data e numero.

In buona sostanza, lo SdI, fa da tramite tra il soggetto che emette la fattura e il soggetto destinatario. Possiamo definirlo come il postino dell’era digitale. Dunque, un cambiamento radicale che andrà a diminuire la mole di carta nella tua impresa e, cosa più importante, andrà ad eliminare lo spesometro. Spero che i tuoi dubbi su come emettere una fattura elettronica siano stati chiariti con questo articolo, in caso contrario ti invito a contattare lo staff di SoluzioneTasse, per avere una consulenza su questo argomento.