Quello di cui parleremo oggi, nel presente articolo, è come fare una nota spese per eventuali rimborsi, fiscalmente inattaccabile. Andremo così a vedere quali soggetti sono tenuti a fare la nota spese e come farla, perché sbagliare la nota spese e finire sotto la lente del Fisco. è un attimo. Per cui devi prestare molta attenzione!

Prima, però, è opportuno dire cosa sia la nota e cosa sono i rimborsi. Partendo da quest’ultimi, possiamo definire i rimborsi come tutti quei soldi che un dipendente o un lavoratore autonomo, legato da vincolo di collaborazione, anticipano in nome e per conto dell’azienda per la quale lavorano.

Che cos’è una nota spese?

La nota spese, invece, possiamo definirla come quel documento dove vengono indicati tutte le spese che un dipendente o un lavoratore hanno sostenuto per nome e per conto dell’azienda per la quale prestano il loro lavoro.

Come si può evincere da questa breve spiegazione, la nota spese, non è nulla di così tanto complicato, e deve essere fatta sia dai lavoratori dipendenti che dai lavoratori autonomi legati da vincoli di collaborazione con l’azienda. Questo perché, quando si lavora in determinate aziende, sono previste delle trasferte fuori con pernottamento annesso e, solitamente, chi deve effettuare il viaggio anticipa la spesa per poi chiedere il rimborso.

Quindi è bene sapere come dover compilare una nota spesa, perché solo così si potrà ricevere il rimborso preciso sul costo sostenuto e l’azienda non rischierà di finire sotto controllo dal Fisco.

Molte di queste aziende, effettuano un rimborso forfettario, quindi in base a ciò che viene speso, viene restituita una somma che viene calcolata forfettariamente. Decidono precedentemente, dopo previ accordi interni all’azienda stessa, l’importo da restituire per eventuali spese sostenute dai propri dipendenti o collaboratori. Altre invece rimborsano a quanto effettivamente si è precedentemente speso.

Altra cosa da fare, in modo tale da evitare di fare rimborsi spropositati, è quella di stabilire un tetto massimo di rimborso possibile, così il dipendente o il collaboratore è spinto a trovare l’offerta più economica, prediligendo, molte spesso, i mezzi pubblici all’auto privata.

Diciamo che, si cerca di evitare che venga richiesto un rimborso che, tendenzialmente, non è conforme magari alla trasferta effettuata.

Detto questo, vediamo ora cosa deve contenere la nota spese

La nota spese, come puoi notare, possiamo dire che sia la soluzione migliore sia per l’azienda che per il lavoratore che si vedrà rimborsato il costo realmente sostenuto.

All’interno della nota spesa andremo ad indicare tutti i costi sostenuti, ma strettamente necessari e legati all’attività lavorativa. Con ciò vogliamo dire che, se si effettua una trasferta e durante la stessa, vengo sostenuti costi per regali, ad esempio ai propri figli, non bisogna indicarli nella nota, perché non hanno alcun nesso logico che l’attività lavorativa.

Altra cosa importante è scrivere tutte le informazioni che possono risultare più utili possibili.

Elementi chiave della nota spese

Alla luce di tutto ciò, andiamo ora a vedere quali sono i contenuti da inserire nella nota spese per poter ricevere il rimborso delle spese sostenute. Pertanto, considerando che l’obiettivo chiaro della nota spese è quello di ricevere il rimborso per le spese sostenute per nome e per conto dell’azienda per la quale si presta lavoro, è molto importante indicare, andando per ordine:

• i dati dell’azienda per la quale si presta lavoro;

• la qualifica del soggetto che richiede il rimborso e che, conseguentemente, compila la nota spese;

• indicare i giorni in cui si è stati fuori;

• la spesa sostenuta, quindi l’elenco di tutti i costi sostenuti per l’attività aziendale.

• il motivo per il quale è stato sostenuto ogni singolo costo;

• la data in cui stato sostenuto ogni singolo costo.

Onde evitare problemi durante eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria, è consigliabile indicare, tra l’altro, anche i soggetti incontrati allegando una relazione dell’incontro effettuato così da non aver alcun dubbio che si sia verificato o meno. Oppure contattare un esperto in risparmio fiscale.

Come già avevamo anticipato, l’attività di rimborso predilige meglio l’utilizzo dei mezzi pubblici, perché sono più economici. Infatti, per quanto riguarda i biglietti aerei e dei treni, vengono rimborsati solo quei biglietti facenti parte della categoria “economy”; mentre si può usufruire della categoria “business” solo quando le ore di volo superano le 10 ore.

A completamento della nota spese, infine, possono essere inseriti appunti che chiariscono meglio il motivo del rimborso ed allegare tutti i documenti giustificativi.