L’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha creato, tra i soggetti obbligati, non pochi problemi. Uno delle questioni che ha generato confusione riguarda quelle imprese che, per per proprie esigenze organizzative, utilizzano più gestionali.
Al contempo, queste aziende, non hanno intenzione nemmeno di unificare questi gestionali, per ragioni che riguardano l’ormai consolidata organizzazione sviluppata nel tempo.
Naturalmente, con la fatturazione, sarebbe più opportuno unificare il tutto, in modo tale da poter evitare problemi sia nella fase di emissione che di ricezione della fattura. Chi decide di non unificare i software gestionali, seguendo alcune regole ben precise, può gestire, ugualmente, il ciclo di fatturazione in maniera semplice.
Fatturazione su diversi canali di trasmissione
Ogni azienda, come dicevamo, può emettere le proprie fatture utilizzando diversi canali di trasmissione. Nel caso di specie, l’azienda può decidere di inviare una fattura tramite il software e l’altra tramite PEC.
Per rendere ancora più chiaro il meccanismo ti facciamo il seguente esempio:
Società Alfa operante attraverso due gestionali, software A e software B. Supponiamo emetta 2 fatture:
- la fattura numero 1 può essere trasmessa con il software A;
- la fattura numero 2 può essere trasmessa con il software B.
Nel caso inviasse anche una terza, quindi la numero 3, lo potrebbe fare addirittura mediante la PEC.
Se utilizzi più canali di trasmissione, quello di cui devi stare assolutamente attento riguarda la normativa in materia IVA. Infatti dovrai stare molto attento affinché le fatture non vengano duplicate, ad esempio inserire lo stesso numero per una fattura riportando però una data diversa.
A questo punto, per evitare ciò, ti consigliamo di creare sezionali diversi, dove ognuno segue la propria numerazione.
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Come ricevere le fatture mediante diversi canali
Stessa cosa anche per quanto riguarda la ricezione delle fatture. Ogni azienda può decidere diversi canali per la ricezione, che può essere PEC o mediante software.
Pertanto, se dieci di utilizzare diversi canali per la ricezione delle tue fatture, lo potrai fare, indicando per tempo, su quale PEC o Codice destinatario decidi di ricevere le fatture di un determinato fornitore.
Anche in questo caso, ti facciamo un semplice esempio per renderti più chiaro le regole da seguire:
Società Alfa decide di ricevere:
- le fatture dal fornitore A sulla PEC
- e dal fornitore B mediante Codice destinatario.
Di conseguenza la stessa società dovrà comunicare al fornitore A la PEC, al fornitore B il Codice destinatario.
Sostanzialmente, come puoi vedere, l’operatività è identica a quella relativa alle fatture emesse. L’unica particolarità che dovrai tenere in considerazione, perché estremamente importante, è che non potrai registrare il tuo indirizzo telematico sul portale “Fatture e Corrispettivi”. Questo perché, il sistema, non consente di poter differenziare i diversi canali di ricezione che, eventualmente, vorrai utilizzare.
Dunque, come vedi, ti è consentito di poter utilizzare diversi canali per la trasmissione ed anche uno solo per la ricezione, quindi registrabile sul portale “Fatture e Corrispettivi”.
Visti le difficoltà generate, ogni giorno, per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, sarebbe opportuno dotarti di un software che ti consenta di inviare e ricevere le fatture semplicemente con un click.
