Il 2019 è ormai alle porte. Manca poco all’entrata in vigore di quella che si preannuncia essere più che una rivoluzione, una semplificazione: la fattura elettronica.

In questo speciale ti forniamo alcune informazioni pratiche che ti consentiranno di non arrivare impreparato, consentendoti di poter affrontare in maniera semplice il cambiamento che, dal 1° gennaio 2019, ti aspetta.

La fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA, eccetto i forfettari, che effettuano operazioni commerciali B2B o B2C. Per quanto riguarda le operazioni commerciali con soggetti non residenti in Italia, non è assolutamente da utilizzare.

Gestione interna o esterna?

La prima cosa che dovresti fare è valutare le dimensioni della tua attività e il volume d’affari, cosicché da poter verificare il numero di fatture, emesse e ricevute, movimentate. Fatto questo, sarai in grado di poter valutare se sia più conveniente gestire la fatturazione elettronica all’interno dell’azienda stessa, oppure se rivolgerti ad un intermediario che si occuperà di tutta la fase della fatturazione.

Se opterai per la gestione interna dovrai dotarti di un software per la fatturazione, che si occuperà sia dell’emissione della fattura che della conservazione della. Oppure lasciare che, quest’ultima fase, sia gestita dal gestionale già in utilizzo.

Nota bene – E’ molto importante informarsi se il software utilizzato, oppure che si intende acquistare per l’emissione della fattura, sia anche utilizzabile anche per la conservazione delle stesse. Non tutti, infatti, si occupano anche dell’archiviazione delle fatture.

Come emettere ed inviare le fatture

L’Agenzia delle Entrate, per i contribuenti di modeste dimensioni mette a disposizione un software all’interno della pagina “Fatture e Corrispettivi”, che consentirà di poter emettere, ricevere e successivamente archiviare le fatture.

Per rendere la fatturazione elettronica più semplice, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione:

• un software, installabile su PC, che si occuperà di predisporre la fattura elettronica;
• una procedura web e un’App utili per predisporre e trasmettere al SdI la fattura elettronica;
• un servizio web che servirà a generare il QR-code, che acquisirà in maniera automatica le informazioni anagrafiche IVA e il relativo indirizzo telematico del cessionario o committente;
• un servizio web di registrazione attraverso il quale, il cessionario o committente, indica allo SdI l’indirizzo dove vuole ricevere il file;
• un servizio web, previa sottoscrizione online di un accordo di servizio, per la conservazione delle fatture emesse e ricevute tramite SdI.

La seconda cosa da fare, che consigliamo sia fatta nel più breve tempo possibile, riguarda i propri clienti. Dovrai sistemare tutta l’anagrafica dei tuoi clienti, perché sarà molto importante essere in possesso, non solo delle generalità di ogni cliente, dell’indirizzo Pec o del codice univoco, ovvero un codice di sette cifre, che rappresenta l’identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare correttamente la fattura elettronica al destinatario.

Pertanto, l’impresa o il professionista emettono la fattura elettronica, mediante software interno oppure tramite il software dell’Agenzia delle Entrate, trasmettono la fattura allo SdI, che poi provvederà a recapitare la fattura al destinatario.

Il sistema permette di trasmettere una singola fattura, oppure, un lotto di fatture in formato XML.

Gestione delle notifiche emesse dallo SDI

Il Sistema di Interscambio (SDI) non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture, ma ha solo il compito di controllare la fattura e di inviarla.

Optando per la gestione interna è particolarmente significativo stabilire chi, ma anche come, verranno gestite le notifiche emesse dallo SdI verso aziende e privati. Infatti, il predetto sistema, invia notifiche:

• sia quando viene ricevuta la fattura e quindi sia stata recapitata al destinatario;
• sia quando la fattura viene scartata, quindi non viene recapitata al destinatario.

E in quest’ultimo punto che sorge il dilemma di chi deve gestire tutto ciò. Quando il sistema scarta una fattura è come se questa non fosse mai emessa. Il sistema permette, però, di poter porre rimedio entro 5 giorni, emettendo una nuova fattura, che riporti lo stesso numero e la stessa data di emissione di quella scartata.

Alla luce di tutto ciò, è necessario leggere le notifiche in maniera tempestiva, in modo tale da poter rimediare subito ad un eventuale scarto. Quindi sapere chi sarà il soggetto che si occuperà di ciò è estremamente importante.

L’avvio della fatturazione elettronica sarà piuttosto soft. Infatti, l’Agenzia delle Entrate applicherà tale regime in maniera più soft, consapevole delle difficoltà alle quali le aziende andranno incontro.