Presto 3 milioni di partite IVA sono chiamati ad un profondo cambiamento: abbandonare il vecchio sistema di fatturazione e passare alla fatturazione elettronica.

Dovrai imparare a gestire nel migliore dei modi la fattura elettronica, evitando di cadere in sgradevoli sanzioni.

Il legislatore, con l’introduzione della fattura elettronica ha come obiettivo:

• lo snellimento delle procedure
• nonché recuperare 35 milioni di IVA non versata.

Che cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica o e-fattura è un documento in formato digitale, quindi a differenza di quella cartacea, generato obbligatoriamente attraverso un computer, che viene trasmesso direttamente dal mittente al destinatario tramite un particolare Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate italiana, per poi archiviato ed autenticato mediante firma digitale.

Il Sistema di Interscambio, gestito dalle Entrate, è un sistema informatico che ha il compito di effettuare il controllo della fattura e trasmettere, la stessa, al soggetto destinatario.

Tale sistema non ha alcun obbligo amministrativo, né si occupa della conservazione della fattura elettronica.

La fattura elettronica non è altro che una fattura cartacea e, come tale, non vi è una sostanziale differenza, se non nel formato. Quindi i dati che dovrai inserire all’interno di essa sono identici, a parte l’aggiunta di altri due elementi obbligatori: Codice destinatario e PEC.

Quando diventa obbligatoria?

Se fino ad ora era obbligatoria solo per le operazioni commerciali nei confronti della PA, dall’1 gennaio 2019, lo sarà anche per le operazioni B2B e B2C.

È obbligatoria per tutti?

Ad essere esclusi dalla fattura elettronica sono:

• soggetti aderenti al regime forfettario;
• soggetti aderenti al regime dei minimi (regime di vantaggio);
• piccoli imprenditori agricoli.

Questi soggetti sono esonerati dall’emissione ma dovranno ugualmente prepararsi al cambiamento per quanto riguarda il ciclo passivo di fatturazione.

Quando la fattura elettronica viene considerata emessa?

Viene considerata emessa nel momento in cui viene inviata al SdI o quando viene messa a disposizione del cliente. E’ previsto, almeno per il primo semestre, un periodo di transizione. Quindi la fattura può essere trasmessa entro la scadenza della liquidazione periodica dell’IVA.

Da luglio, deve essere trasmessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Cosa rischio?

Per cercare di limitare eventuali conseguenze derivanti dal mancato adeguamento dei sistemi informatici, è prevista una moratoria (fino al 30 giugno per i soggetti trimestrali e fino al 30 settembre per i soggetti mensili), dove le sanzioni stabilite dal regime sanzionatorio ordinario saranno sospese se la fattura viene emessa entro la scadenza della liquidazione periodica dell’IVA.

Sempre per il 2019, verrà applicata la sanzione,  con una riduzione dell’80%, quindi si andrà a pagare solo il 20%, qualora la fattura venga inviata elettronicamente entro il termine della liquidazione del periodo di liquidazione IVA successivo a quello di riferimento.

Come viene inviata una fattura elettronica?

Per inviare una fattura ti dovrai munire di software come Soluzione Contabilità, che ti permette , oltre che di inviare, anche ricevere e conservare fatture per un numero illimitato, gratuitamente.

Le fatture verranno inviate automaticamente al SdI nell’unico formato richiesto e conosciuto dalle Entrate, ovvero .Xml (Exstensible Markup Language).

Se si utilizza un altro formato, la fattura non viene considerata emessa. Quindi non è possibile scegliere un diverso formato di invio.

Cosa succede se commetto un errore nel predisporre la fattura?

Una fattura scartata dal SdI corrisponde ad una fattura non emessa, e se hai incassato dei soldi a fronte di quella fattura, risulteranno come se fossero stati incassati in nero!

C’è comunque tempo per rimediare, infatti quando si riceve una notifica di scarto, il sistema permette, entro 5 giorni, di emettere una nuova fattura, che riporti lo stesso numero e la stessa data di emissione di quella scartata andando quindi a sanare il problema.

Come ricevo una fattura?

Dopo aver spiegato come funziona il ciclo attivo, passiamo ora al ciclo passivo. Per poter ricevere una fattura elettronica devi comunicare ai tuoi fornitori l’indirizzo presso il quale deve essere recapitata.

Potrà essere recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) oppure attraverso il canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrà già prontamente comunicato al suo fornitore.

Sono obbligato a conservare la fattura?

Conservare la fattura elettronica non significa memorizzare il file all’interno del proprio pc. Infatti, la conservazione di questo documento deve seguire tutto un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

La conservazione sostitutiva è un processo informatico attraverso il quale, la fattura viene conservata in modo tale da garantirne l’integrità nel tempo: 10 anni.