Le spese di rappresentanza sono quei costi sostenuti durante l’anno e finalizzati alla promozione dell’azienda. A differenza della maggior parte degli altri costi, questi, non sono completamente deducibili: ci sono limiti fiscali imprescindibili e assolutamente da rispettare.

Ma quali sono queste spese all’interno del bilancio e come devono essere trattate a livello fiscale?

Cosa sono le spese di rappresentanza?

Il concetto di spese di rappresentanza ci viene fornito dall’articolo 1 del Decreto Ministeriale del 19 ottobre del 2008. Il predetto articolo afferma che sono spese di rappresentanza tutti quei costi sostenuti per erogare a titolo gratuito beni e servizi aventi un unico scopo: promuovere l’azienda o sviluppare pubbliche relazioni. 

In altre parole, parliamo di spese utili a migliorare l’immagine dell’attività e sostenute a favore:

• di clienti (acquisto ed erogazione di gadget) 
• o di collaboratori (spese sostenute per garantire un viaggio). 

Le spese di rappresentanza, infatti, si distinguono dalle spese di pubblicità per tre motivi:

• sono gratuite;
• i servizi o prodotti sono erogati ai clienti o collaboratori (come già detto);
• non prevedono una generazione diretta di profitto.

Le spese di pubblicità, invece, hanno come obiettivo quello di pubblicizzare il marchio o il prodotto dell’impresa per incrementare le vendite.

Quali sono le spese di rappresentanza?

Per essere definite di rappresentanza, le spese devono rispettare determinate caratteristiche:

• per il percettore (che sia il dipendente o il cliente) devono essere gratuite;
• devono aver come fine la promozione dell’azienda;
• creare un beneficio economico per l’azienda.

Da queste caratteristiche possiamo ora identificare alcune tipologie di spese di rappresentanza, ovvero quei costi sostenuti per:

• viaggi turistici effettuati per la promozione di prodotti aziendali; 

• feste in occasione di alcune ricorrenze che possono essere aziendali oppure facente riferimento a festività nazionali e religiosi;

• il catering in occasione dell’inaugurazione di una nuova sede aziendale;

• feste e altri eventi conviviali in dipendenza di fiere e simili sostenute per l’impresa;

• servizi o gadget distribuiti gratuitamente durante convegni, seminari o fiere.

A titolo esemplificativo, possiamo dire che le spese di rappresentanza, possono essere i costi sostenuti per l’organizzazione della festa aziendale di fine anno oppure per un viaggio finalizzato alla promozione di un determinato prodotto.

Come sono deducibili le spese di rappresentanza?

La fiscalità di queste voci di costo, come già detto, è abbastanza particolare rispetto a quelle che sono le normali spese inerenti all’attività d’impresa. Di fatto, le spese di rappresentanza non sono completamente deducibili Ires e Irpef. 

La legge, però, prevede anche la deduzione completa per alcune spese. Infatti, se l’importo non supera la soglia di 50 euro per unità (Iva compresa), il costo può essere completamente deducibile dal reddito d’impresa. 

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Pertanto, tutte le regalie che non eccedono il limite massimo di 50 euro a pezzo non vengono totalizzate all’interno del limite di spesa massima annuale delle spese di rappresentanza. Questo vuol dire che per ottenere il massimo beneficio fiscale dai regali di Natale che l’azienda fa ai suoi clienti, quei regali non devono costare più di 50 euro l’uno Iva compresa.

Qualora l’azienda sostenga costi superiori ai 50 euro, il trattamento fiscale cambia. Sono previsti, infatti, limiti e percentuali di deducibilità parametrati al fatturato:

• fino a 10 milioni di euro: 1,5% dei ricavi;
• tra 10 milioni e 50 milioni di euro: 0,6% dei ricavi;
• oltre i 50 milioni di euro: 0,4% dei ricavi.

Quindi, se la tua azienda fattura 1.000.000 euro, le spese massime che può dedurre saranno pari a 15.000 euro Iva compresa. Di conseguenza, il vantaggio fiscale che potrei ottenere sarà circa pari a 4.000 euro.

Attenzione alle NON spese di rappresentanza

Nell’identificare le spese di rappresentanza, non dobbiamo generalizzare. Infatti, anche se possono sembrare tali, ci sono alcuni costi che non sono di rappresentanza, e quindi non sono soggette ai limiti previsti dal decreto. 

Tra le spese che non sono di rappresentanza possiamo citare i costi per viaggio, vitto e alloggio sostenuti per ospitare clienti durante fiere, ad esempio, in cui sono esposti i prodotti o i servizi offerti dall’azienda.

Se invece, a titolo di esempio, ha come core business l’organizzazione di manifestazioni fieristiche e altri eventi simili, non considerano costi di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, come spese di rappresentanza. Di conseguenza, possono essere dedotti senza far riferimento ai limiti stabiliti sopra.

Nel dedurre queste spese è fondamentale porre molta attenzione. La deduzione, infatti, è subordinata alla tenuta di una cosiddetta pezza di appoggio dalla quale si possono identificare le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti. La tenuta dei documenti è talmente rilevante che un’eventuale irregolarità può creare dei problemi seri di deducibilità. 

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Porre attenzione su questi temi è importantissimo perché dedurre di più ti fa pagare meno imposte, ma allo stesso tempo, entrare nel mirino del Fisco è molto più semplice di quanto potresti pensare. Di conseguenza, restituirai tutto, prima o poi. 

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