I rimborsi spesa che l’azienda eroga nei confronti dei propri dipendenti o collaboratori sono dei costi che possono essere dedotti al fine di ridurre la base imponibile sulla quale viene calcolato l’ammontare di tasse da versare nelle casse dello Stato.

Quello di cui parleremo oggi, sono appunto i rimborsi che, se utilizzati al meglio, possono rappresentare un importante strumento di pianificazione fiscale.

2 tipologie di rimborsi

I rimborsi, che generalmente la tua azienda eroga nei confronti del dipendente, hanno lo scopo di riconoscere al dipendente stesso un indennizzo per i costi sostenuti nel momento in cui, per necessità aziendali, si è dovuto spostare dall’abituale luogo di lavoro. 

Sappiamo che il nostro sistema fiscale prevede due tipologie di rimborsi, ma prima di andare a vedere quali sono, riteniamo sia necessario chiarire e stabilire cosa vuol dire la parola “trasferta”.

Generalmente, si parla di trasferta quando, nello svolgere le proprie mansioni, un dipendendente, che può essere anche l’amministratore, devono abbandonare il proprio posto di lavoro, cioè quello inserito all’interno del contratto, ed andare fuori.

Pertanto, è di primaria importanza di individuare la sede aziendale, in maniera precisa; altrimenti diventa impossibile e facilmente attaccabile l’eventuale indennità erogata.

Nonostante tutto, non è sempre facile individuare contrattualmente la sede di lavoro. In questi casi, infatti, vale il domicilio del lavoratore (se esce fuori da questo, ha diritto all’indennità), come precisato dall’Agenzia delle Entrate.

Ovviamente, la trasferta, non devi confonderla con il trasferimento. La trasferta deve essere temporanea: non vi è un numero massimo di giorni o ore stabilito (anche le trasferte superiori a 240 giorni possono sempre essere definite trasferte, come ad esempio un dipendente che va a lavorare in un cantiere), ma devi valutare tu in base all’attività della tua azienda.

Pertanto, è molto importante valutare il tipo di trasferta, perché il nostro sistema fiscale prevede, come dicevamo, due tipologie e, per ognuna di queste, diversa deducibilità:

• trasferte dentro il territorio comunale; 

• trasferte fuori dal territorio comunale. 

Fatta questa importante distinzione, andiamo ora a vedere, in maniera più dettagliata, come questi possono essere dedotti dalla tua società.

Come vengono dedotti dall’impresa?

Quando le trasferte avvengono dentro il territorio comunale per l’impresa sono deducibili ai fini della determinazione del reddito imponibile (reddito sul quale poi verrà applicato il calcolo delle imposte dovute).

Tuttavia, però, la deducibilità non è integrale, infatti, come stabilito dalla circolare n. 6 dell’Agenzia delle Entrate, puoi dedurre solo il 75%.

Con le novità introdotte a luglio 2018, inoltre, ricorda che il carburante deve essere pagato mediante pagamenti elettronici.

Per le trasferte fuori dal comune sono previste, invece, 3 metodi:

• analitico;

• forfettario;

• misto.

Ognuno di queste 3 modalità, a sua volta, è soggetta a diversi limiti di deducibilità. 

Se utilizzi il metodo analitico i rimborsi li puoi portare in deduzione del reddito, nel limite giornaliero previsto; e quindi:

• 180,76 Euro, per le trasferte in Italia;

• 258,23 Euro, per le trasferte al di fuori dei confini nazionali.

Se decidi di adottare il metodo forfettario, le spese di vitto e alloggio, li puoi interamente dedurre dal reddito. Non vi è, infatti, alcuna limitazione, ma se l’indennizzo supera il limite sopra descritto, la parte che eccede è tassata in capo al dipendente. 

Nel caso in cui vuoi utilizzare il metodo misto, che è una soluzione intermedia tra i due tipi di rimborso già detti, devi corrispondere:

• sia il rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio 

• che un’indennità di trasferta.

Nel primo caso, la deduzione deve rispettare i limiti già detti, mentre l’indennità forfettaria non è soggetta ad alcuna limitazione.

In ultimo, se i rimborsi dei biglietti, rimangono deducibili integralmente, la stessa cosa non avviene ai rimborsi chilometrici relativi a trasferte extra-comunali. In questo caso, infatti, è necessario prendere in considerazione:

• il tipo di automezzo usato dal dipendente;

• il costo chilometrico previsto dalle tabelle ACI per vetture di potenza non superiore ai 17 cavalli fiscali, se benzina; 20 cavalli fiscali, se diesel.

Ora ti sarà più chiaro che ci sono diverse forme di rimborsi, tutti diversi tra loro e, solo in base alle esigenze dell’impresa, devi scegliere se ti conviene uno piuttosto che un altro. 

Se non ti è ancora chiaro o vuoi maggiori informazioni sull’utilizzo dei rimborsi (e non solo) per ridurre il carico fiscale, chiedi tua CONSULENZA GRATUITA: un nostro consulente saprà fornirti tutte le informazioni per rispondere alle necessità tue e della tua azienda.