Il rimborso spese aziendali è normato da precise regole. È necessario, quindi, che azienda e collaboratori stabiliscano a priori quale tipologia di rimborso utilizzare (ne abbiamo diversi). Tra i tanti, il rimborso KM e quello forfettario: ma quale dovrebbe scegliere l’azienda per avere un maggiore vantaggio fiscale?

Dopo un periodo di chiusure, tornano di moda nuovamente le trasferte. E con loro il dubbio di fare la scelta giusta tra rimborso Km oppure forfettario per farsi rimborsare le trasferte effettuate a nome e per conto dell’azienda.

Ma iniziamo per gradi.

Cos’è il rimborso km?

Il rimborso km non è altro che la somma ottenuta per le trasferte effettuate dai collaboratori o dall’amministratore fuori dal comune in cui si trova l’azienda. Non si tratta di un rimborso fisso ma variabile. 

Per utilizzare il rimborso chilometrico occorre in funzione che la trasferta venga fatta attraverso l’auto personale o con un veicolo sotto la propria disponibilità. Non con l’auto aziendale.

Come avviene il calcolo dei km percorsi?

La somma a titolo di rimborso è determinata in base ai km percorsi stabiliti, per ogni tipologia di auto, dalla tabella ACI. Nella tabella è presente il valore del costo chilometrico relativo ai singoli modelli di autovettura, motociclo, ciclomotore o suv utilizzato per la trasferta.

Come vengono tassati?

Quanto alla tassazione, saper gestire correttamente i rimborsi, pertanto, consente di dedurre totalmente i costi da erogare al lavoratore sostenute per le sue trasferte. L’impresa, infatti, deve stabilire una corretta procedura contabile e fiscale per la gestione dei rimborsi allo scopo di essere:

• esenti da tassazione per il dipendente;

• non gonfiati dal dipendente;

• deducibili fiscalmente per l’impresa (che li eroga sulla base di idonea documentazione).

Tutto questo per evitare di trovarsi ad avere problemi con l’Agenzia delle Entrate.

Cos’è il rimborso forfettario?

Il rimborso forfettario, invece, a differenza del rimborso chilometrico, è fisso. Viene stabilita una somma forfettaria da erogare al collaboratore per la trasferta effettuata a nome e per conto dell’azienda. 

Quanto vale?

La somma fissa che viene erogata varia a seconda della tipologia di trasferta:

• 46,48 euro giornalieri per quelle effettuate dentro il comune ma sempre restando in Italia;

• 77,46 euro giornalieri per quelle fatte all’estero.

Facendo un esempio pratico, se l’amministratore della società esce dal comune dove ha sede legale la stessa, per motivi di lavoro, riceve 46,48 euro di rimborso spese. E questo succede ogni qual volta fa la trasferta. Per questo parliamo di rimborso giornaliero. In più, senza pagare imposte e contributi.

Come devono essere gestiti? 

Per ricevere il rimborso forfettario non è necessario produrre fatture o note spese per comprovare le spese. Ma ci preme sempre consigliare di averle in mano per evitare problemi con l’Agenzia delle Entrate. 

Quanto alla tassazione, se l’importo supera il limite stabilito, la differenza sarà tassata al dipendente. Per l’azienda, invece, sarà integralmente deducibile senza limitazioni. 

Quale rimborso scegliere?

Come vedi, le due tipologie di rimborso variano tra di loro. Ad esempio, uno è variabile, l’altro è fisso. Non è facile stabilire quale utilizzare, poiché la scelta tra l’uno e l’altro rimborso non si basa su un principio cardine. 

Per intenderci, se le trasferte sono di lunga percorrenza, sarebbe il caso di utilizzare i rimborsi chilometrici, dato che il loro calcolo si basa sui km percorsi. Al contrario, se sono brevi, potremmo pensare che siano meglio quelli forfettari, poiché danno un rimborso maggiore al collaboratore e l’azienda può dedurre di più. 

Ma è detto che funzioni sempre così? Non è possibile dirlo con certezza.

Oppure ancora, possono essere compatibili tra di loro? Quindi, utilizzare sia il rimborso km che quello forfettario?

Tutto dipende dal tipo di azienda, in particolare delle sue esigenze fiscali, e dalle trasferte che i collaboratori devono fare. Per cui, appare chiaro che, prima di stabilire quale utilizzare, è bene porre l’attenzione sul tipo di trasferta che deve essere fatta quotidianamente. 

Tuttavia, la scelta tra l’uno e l’altro rimborso deve essere fatta seguendo una logica fondamentale: non abusare mai dei rimborsi per ridurre le imposte. Quindi, utilizzarli in maniera fiscalmente inattaccabile per evitare ogni possibile contenzioso tributario. 

Come Soluzione Tasse, grazie al nostro di team di 35 professionisti, di cui 28 commercialisti, 6 avvocati e 1 un ex ufficiale della Guardia di Finanza, possiamo aiutarti a:

• dimezzare il tuo carico fiscale per far sì che tu possa arrivare a pagare solo l’1,2% di Tasse e aumentare la liquidità da investire per la tua azienda;

• proteggere il tuo patrimonio (aziendale e personale) da possibili attacchi di banche, creditori e Fisco.

Compila il questionario e, assieme ad un nostro consulente, valuterete insieme la possibilità di applicare i nostri servizi e apportare valore alla tua impresa: due minuti del tuo tempo possono cambiare per sempre il tuo futuro fiscale e patrimoniale.