Rimborso spese amministratore: quanto deduce l’azienda?

di Redazione Soluzione Tasse
20 Lug, 2023
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    Il rimborso spese è una somma di denaro data all’amministratore per incarichi extra oltre a quelli già previsti per il suo ruolo nella società. In questo articolo scopriremo come l’azienda deve erogare il rimborso ma soprattutto quanto può dedurre, evitando disaccordi con l’Agenzia delle Entrate.

    Che cosa sono i rimborsi spese?

    L’amministratore di una società per il ruolo che svolge, di gestione dell’impresa, ha diritto a ottenere dei rimborsi spese. Tutto ciò avviene indipendentemente dal fatto che lo stesso amministratore percepisca già il compenso per la gestione amministrativa. 

    Il rimborso spese amministratore è un meccanismo che viene utilizzato dall’azienda per “pagare” questa figura per le spese effettuate per nome e per conto dell’azienda.

    I costi possono riguardare, ad esempio, le spese di viaggio, per i pranzi di lavoro, per l’acquisto di strumenti utili all’attività amministrativa. Il rimborso viene dato in base alla tipologia scelta, ed è utile per evitare che l’amministratore paghi le spese per conto dell’azienda. 

    Ma non solo, perché i vantaggi non riguardano soltanto lui ma anche l’azienda (e nel prosieguo scoprirai di cosa stiamo parlando).

    Tuttavia, per ottenerli, è fondamentale sapere quali sono questi rimborsi. 

    Quante tipologie esistono?

    L’amministratore può utilizzare tre diverse tipologie di rimborsi:

    • forfettario, rimborso viene integralmente calcolato in modo forfettario; 
    • analitico (o a piè di lista), rimborso in base alla nota spesa prodotta dal dipendente, amministratore o collaboratore;
    • misto, mix tra una parte analitica e una forfettaria.

    Per saperne di più, leggi anche: Rimborsi spese di trasferta: quante tipologie conosci? Come vengono dedotti dalla società?

    In più abbiamo il rimborso chilometrico, erogato in base ai Km percorsi dall’amministratore con la propria auto.

    Stabiliti quali sono, quanto può dedurre l’azienda? 

    Prima però, vediamo cosa influisce sulle deducibilità dei rimborsi.

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    Cosa influisce sulla deducibilità dei rimborsi spese? 

    La deducibilità dei rimborsi spese dipende dalla sede dell’azienda. Infatti, in base al tipo di spostamento – dentro o fuori dal comune oppure dentro o fuori Italia – vengono stabilite le regole di deducibilità.

    Ad esempio, se la trasferta avviene all’interno del comune, secondo l’articolo 109 comma 5 del Tuir, l’azienda può dedurre il 75% dei costi sostenuti. Per le spese di trasporto pubblico, è possibile dedurre tutto, ma solo se si hanno le ricevute (scontrini e fatture) per taxi, biglietti aerei o treni.

    Stessa cosa anche per i rimborsi chilometrici.

    Leggi anche: Rimborso KM e forfettario: quale scegliere?

    Diverso è il caso delle trasferte fuori dal comune. In questo caso, la deducibilità dipende dal tipo di rimborso scelto (forfettario, chilometrico o misto) e dalla natura della spesa sostenuta.

    Quanto e cosa deduce l’azienda?

    Detto ciò, vediamo quanto e cosa può dedurre l’azienda e, conseguentemente, (come può) ridurre l’imponibile fiscale. 

    Partiamo dal rimborso spese forfettario.

    L’impresa, ai fini Ires, può ridurre integralmente l’intera somma erogata a titolo di rimborso forfettario. 

    Passiamo ora al rimborso analitico.

    L’impresa, nel caso in cui eroga un rimborso analitico è costretta a subire alcuni limiti di deducibilità per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio. In questo caso, l’azienda deduce fino a:

    • 180,76€ al giorno per le trasferte fuori dal comune;
    • 258,23€ al giorno per le trasferte all’estero.

    Per finire analizziamo il rimborso misto.

    Come per il rimborso forfettario, anche il misto prevede la deduzione totale delle spese sostenute dal reddito d’impresa.

    Leggi anche: Rimborsi spese: 3 errori voluti (e non) che possono costarti caro

    La situazione cambia nel momento in cui lo spostamento dalla sede abituale di lavoro avviene attraverso l’auto personale. Per queste trasferte l’amministratore (o anche i collaboratori/dipendenti) ha diritto al rimborso chilometrico. In questo caso, la deduzione è integrale secondo le tariffe indicate dalle tabelle ACI. 

    I vantaggi dei rimborsi spese

    I rimborsi, come vedi, sono utili strumenti per avviare un processo di pianificazione fiscale. Da un lato, infatti, ti permettono di ridurre la pressione fiscale dall’altro per “pagare” i collaboratori o, come in questo caso, l’amministratore della società. 

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    Osservando le caratteristiche della tua impresa, saremo in grado di esaminare quale sia il rimborso, oppure lo strumento da utilizzare. Una previa verifica, infatti, ci permetterà di quantificare l’esborso di denaro e capire quanto realmente puoi risparmiare utilizzando il rimborso.

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