Deducibilità spese di rappresentanza: qual è il trattamento fiscale

di francesco Di Maso
12 Giu, 2024
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    Le spese di rappresentanza sono i costi sostenuti per promuovere l’azienda e migliorare le relazioni pubbliche con clienti e collaboratori. A differenza della maggior parte delle spese effettuate dalle imprese, questi costi non sono completamente deducibili: ci sono limiti fiscali imprescindibili e assolutamente da rispettare. In questo articolo vediamo quante tipologie di spese esistono e come vengono trattate ai fini Iva e fiscali. 

    Tipologie di spese di rappresentanza

    La definizione di spese di rappresentanza ci viene fornita dall’articolo 1 del Decreto Ministeriale del 19 ottobre del 2008. L’articolo afferma che sono spese di rappresentanza tutti quei costi sostenuti per erogare a titolo gratuito beni e servizi aventi un unico scopo: promuovere l’azienda o sviluppare pubbliche relazioni

    In altre parole, parliamo di spese utili a migliorare l’immagine dell’attività e sostenute a favore:

    • di clienti (acquisto ed erogazione di gadget) 
    • o di collaboratori (spese sostenute per garantire un viaggio). 

    Le spese rappresentanza, per essere definiti tale, devono:

    • essere gratuite per il percettore (che sia il dipendente o il cliente);
    • garantire la promozione dell’azienda;
    • creare un beneficio economico per l’azienda.

    Esistono diverse tipologie di spese di rappresentanza, tra questi:

    • viaggi turistici effettuati per la promozione di prodotti aziendali; 
    • feste in occasione di alcune ricorrenze che possono essere aziendali oppure facente riferimento a festività nazionali e religiosi;
    • il catering in occasione dell’inaugurazione di una nuova sede aziendale;
    • feste e altri eventi conviviali in dipendenza di fiere e simili sostenute per l’impresa;
    • servizi o gadget distribuiti gratuitamente durante convegni, seminari o fiere.

    A titolo esemplificativo, possiamo dire che le spese di rappresentanza, possono essere i costi sostenuti per l’organizzazione della festa aziendale di fine anno oppure per un viaggio finalizzato alla promozione di un determinato prodotto.

    Quali sono gli oneri

    Le spese di rappresentanza si distinguono dalle spese di pubblicità per tre motivi:

    • sono gratuite;
    • i servizi o prodotti sono erogati ai clienti o collaboratori (come già detto);
    • non prevedono una generazione diretta di profitto.

    Le spese di pubblicità, invece, hanno come obiettivo quello di pubblicizzare il marchio o il prodotto dell’impresa per incrementare le vendite.

    Trattamento fiscale 

    La fiscalità delle spese di rappresentanza è abbastanza particolare. Sono previsti, infatti, limiti e percentuali di deducibilità parametrati al fatturato:

    • fino a 10 milioni di euro: 1,5% dei ricavi;
    • tra 10 milioni e 50 milioni di euro: 0,6% dei ricavi;
    • oltre i 50 milioni di euro: 0,4% dei ricavi.

    Quindi, se la tua azienda fattura 1.000.000 euro, può dedurre solo 15.000 euro Iva compresa. Di conseguenza, il vantaggio fiscale che potrai ottenere sarà di 4.000 euro circa.

    Se la spesa di rappresentanza ha un costo inferiore a 50 euro (Iva compresa) è completamente deducibile.

    La deduzione è subordinata alla tenuta di una cosiddetta pezza di appoggio. La tenuta dei documenti è talmente rilevante che un’eventuale irregolarità può creare dei problemi seri di deducibilità. 

    Cosa dice la disciplina Iva

    Quanto all’Iva, la disciplina delle spese di rappresentanza stabilisce che se l’importo non supera la soglia di 50 euro per unità (Iva compresa), l’imposta è al 100% detraibile.

    Pertanto, tutte le regalie che non eccedono il limite massimo di 50 euro a pezzo non vengono totalizzate all’interno del limite di spesa massima annuale delle spese di rappresentanza.  Questo vuol dire che per ottenere il massimo beneficio fiscale dai regali di Natale, ad esempio, non devono costare più di 50 euro l’uno Iva compresa.

    La detrazione dell’Iva relativa non è ammessa qualora il costo unitario sia superiore a 50 euro.

    Criteri e limiti

    Nell’identificare le spese di rappresentanza, non dobbiamo generalizzare. Infatti, anche se possono sembrare tali, ci sono alcuni costi che non sono di rappresentanza, e quindi non sono soggette ai limiti previsti dal decreto. 

    Tra le spese che non sono di rappresentanza possiamo citare i costi per viaggio, vitto e alloggio sostenuti per ospitare clienti durante fiere in cui sono esposti i prodotti o i servizi offerti dall’azienda.

    La gestione delle spese di rappresentanza richiede una grande attenzione. Porre attenzione su questi temi è importantissimo perché dedurre di più ti fa pagare meno imposte, ma allo stesso tempo, entrare nel mirino del Fisco è molto più semplice di quanto potresti pensare. Di conseguenza, restituirai tutto, prima o poi. 

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